Bu vaka incelemesi, otomasyon mimarisini, veri akışını ve insan onayı aşamalarını açıklamak üzere kurgulanmış varsayımsal bir işletme modelidir. Süre ve tasarruf rakamları sahada gözlemlenen darboğazlara dayalı açıklayıcı varsayımlardır; gerçek müşteri sonuçları ancak doğrulanmış bilgi sağlandığında ve pilot süreç tamamlandığında yayınlanır.
UstaRota — Saha İş Emri ve Servis Raporu
Hedef Profil: Kurgusal İklimlendirme & Beyaz Eşya Teknik Servisi
İşlem Eşiği: 12 mobil servis teknisyeni, günde ortalama 50 arıza ve montaj iş emri
Teknisyenlerin sahadaki arıza notlarını kâğıtlara yazıp gün sonunda ofiste sisteme tek tek geçirmesi; eksik parça kodları, geciken faturalar ve müşteri imzalarının kaybolması.
Teknisyen klimanın motor kartını değiştirir, kâğıt forma tükenmez kalemle hızlıca not alır. Akşam 19.30’da ofise döndüğünde yorgunlukla kâğıttaki parça kodunu yanlış okur veya sisteme girmeyi ertesi güne bırakır; faturalandırma ve parça takibi gecikir.
Teknisyen işlem bitiminde değişen parçanın fotoğrafını ve 10 saniyelik sesini atar. OCR parça seri numarasını, model ise yapılan işlemi ayrıştırır. Servis fişi teknisyenin ekranına gelir. Teknisyen onaylayıp müşteriden dijital onay alır; ofis anında görür.
Süreç Adımları & İnsan Onay Akışı Şeması
Simülasyon BileşeniÖnce ve Otomasyonla Süre Karşılaştırması
Müşteri/bayi mesaj metni, ürün katalog kodları, cari hesap kodu ve anlık stok/fiyat listeleri.
OpenAI Whisper, Google Vision OCR, WhatsApp Cloud API, Laravel REST API
- • Dağınık serbest metinden (veya ses kaydından) ürün OEM kodlarını, adetleri ve araç modellerini ayıklar.
- • Yazım hatalarını ve alternatif parça tanımlarını katalog diliyle eşleştirir.
- • Müşteriye iletilecek nazik yanıt metnini ve taslak özeti hazırlar.
- • ERP veri tabanından anlık raf stoğunu ve cariye tanımlı net iskonto oranını kesin olarak çeker.
- • KDV, vade ve teslim koşullarını katı matematiksel kurallarla hesaplar (yapay zekâya fiyat uydurtmaz).
- • Eksik parça veya şasi yoksa işlemi durdurup kural gereği netleştirme ister.
Teknisyen ekrandaki taslağı doğrulamadan iş emri kapanmaz; fiyat ve garanti dışı parça onayları teknisyendedir.
Parça kodu okunamadığında, şasi numarası eksik olduğunda veya stokta muadil parça seçenekleri bulunduğunda sistem tahmini veri üretmez. İşlemi durdurur ve bayiye eksik bilgiyi soran bir şablon iletir; aynı zamanda satış temsilcisinin ekranına "Eksik Bilgi Bekleniyor" notu düşer.
Kurgusal teknik servis senaryosudur. Teknisyen başına günde ortalama 4 müdahale ve akşam ofiste rapor doldurma süresi baz alınmıştır.
| Metrik | Eski Süreç | Otomasyon Sonrası | Açıklayıcı Not |
|---|---|---|---|
| İş Emri Başına Raporlama Emeği | 12 Dakika | 4 Dakika (%67 hızlanma) | |
| Ofiste Akşam Evrak Mesaisi | 2 Saat / Gün | 0 Dakika (Sahada Bitiş) | |
| Faturalandırma Hızı | 2-3 Gün Gecikmeli | Aynı Gün |
Pilot uygulama, kurumun tüm süreçlerini riske atmadan yalnızca tek bir talep kanalında (örn. WhatsApp üzerinden gelen teklifler) ve sınırlı bir bayi grubunda (örn. 5 seçilmiş bayi) test edilir. 1-2 haftalık deneme oturumunda sistemin parça kodlarını doğru ayrıştırdığı, ERP stoklarını tam yansıttığı ve personelin onay hızını sağladığı doğrulandıktan sonra tam devreye alma planlanır.
Bu Sistemi İşletmenize Uyarlayalım
UstaRota Teknik Servis senaryosundaki gibi bir operasyonel darboğazınız varsa, 1 saatlik süreç keşif görüşmesinde uygulanabilirlik ve süre analizi yapalım. 1 iş günü içinde dönüş yapıyoruz.