Bu vaka incelemesi, otomasyon mimarisini, veri akışını ve insan onayı aşamalarını açıklamak üzere kurgulanmış varsayımsal bir işletme modelidir. Süre ve tasarruf rakamları sahada gözlemlenen darboğazlara dayalı açıklayıcı varsayımlardır; gerçek müşteri sonuçları ancak doğrulanmış bilgi sağlandığında ve pilot süreç tamamlandığında yayınlanır.
RotaParça — B2B Teklif ve Sipariş Hazırlığı
Hedef Profil: Kurgusal B2B Yedek Parça Dağıtıcısı
İşlem Eşiği: Günde ortalama 40 bayi fiyat/stok sorgusu, 4 kişilik satış ekibi, 150 aktif bayi
Bayilerden WhatsApp ve e-posta ile gelen parça listelerinin manuel ERP sorgusu ve teklif hazırlanması satış ekibinin günde yaklaşık 16.6 saatini alıyordu.
09.15’te bayi üç parça için fiyat ister. Satış temsilcisi ürün kodlarını kontrol eder, stok ekranını açar, iskonto tablosunu bulur ve teklif dosyasını hazırlar. Günde onlarca bayi aynı anda talep geçtiğinde tekliflerin hazırlanması öğleden sonrayı bulur, mesai sonrası gelen talepler ertesi güne sarkar.
Gelen mesajdan parça kodları ayrıştırılır, ERP API üzerinden bayiye tanımlı cari iskonto ve anlık stok çekilir. Sistem 30 saniyede resmi PDF teklif taslağını oluşturur. Temsilci fiyat ve vade kontrolünü yapıp onayladığında teklif bayiye iletilir.
Süreç Adımları & İnsan Onay Akışı Şeması
Simülasyon BileşeniÖnce ve Otomasyonla Süre Karşılaştırması
Müşteri/bayi mesaj metni, ürün katalog kodları, cari hesap kodu ve anlık stok/fiyat listeleri.
WhatsApp Cloud API, Python / LangChain, Logo ERP REST API, Laravel Webhook, PDF Generator
- • Dağınık serbest metinden (veya ses kaydından) ürün OEM kodlarını, adetleri ve araç modellerini ayıklar.
- • Yazım hatalarını ve alternatif parça tanımlarını katalog diliyle eşleştirir.
- • Müşteriye iletilecek nazik yanıt metnini ve taslak özeti hazırlar.
- • ERP veri tabanından anlık raf stoğunu ve cariye tanımlı net iskonto oranını kesin olarak çeker.
- • KDV, vade ve teslim koşullarını katı matematiksel kurallarla hesaplar (yapay zekâya fiyat uydurtmaz).
- • Eksik parça veya şasi yoksa işlemi durdurup kural gereği netleştirme ister.
Sistem temsilci onayı olmadan hiçbir müşteriye nihai teklif iletmez. Belirsiz parça kodlarında, stok yetersizliğinde veya özel iskonto taleplerinde süreç doğrudan satış temsilcisine devredilir.
Parça kodu okunamadığında, şasi numarası eksik olduğunda veya stokta muadil parça seçenekleri bulunduğunda sistem tahmini veri üretmez. İşlemi durdurur ve bayiye eksik bilgiyi soran bir şablon iletir; aynı zamanda satış temsilcisinin ekranına "Eksik Bilgi Bekleniyor" notu düşer.
Açıklayıcı varsayım: Günde 40 teklif hacminde teklif başına 25→5 dakika (20 dk tasarruf) ile günlük 800 dakika, yani 13 saat 20 dakika toplam ekip emeği kazanımı öngörülür. Süreler personel başına harcanan manuel veri arama ve hazırlık emeğidir; müşterinin yanıt bekleme süresiyle personel emeği birbirinden ayrı hesaplanmıştır.
| Metrik | Eski Süreç | Otomasyon Sonrası | Açıklayıcı Not |
|---|---|---|---|
| Teklif Başına Personel Emeği | 25 Dakika | 5 Dakika (Personel emeğinde %80 azalma) | |
| 40 Teklif İçin Toplam Ekip Emeği | 16 Saat 40 Dk (1.000 dk) | 3 Saat 20 Dk (200 dk) | |
| Günlük Ekip Emeği Kazanımı | - | 13 Saat 20 Dk (800 dk) serbest ekip kapasitesi | |
| Tek Bir İşlemin Tamamlanma Hızı | 4 Saat (Cevap bekleme) | 10 Dakika (Taslak 30 sn, insan onayı 9 dk) |
Pilot uygulama, kurumun tüm süreçlerini riske atmadan yalnızca tek bir talep kanalında (örn. WhatsApp üzerinden gelen teklifler) ve sınırlı bir bayi grubunda (örn. 5 seçilmiş bayi) test edilir. 1-2 haftalık deneme oturumunda sistemin parça kodlarını doğru ayrıştırdığı, ERP stoklarını tam yansıttığı ve personelin onay hızını sağladığı doğrulandıktan sonra tam devreye alma planlanır.
Bu Sistemi İşletmenize Uyarlayalım
RotaParça Otomotiv senaryosundaki gibi bir operasyonel darboğazınız varsa, 1 saatlik süreç keşif görüşmesinde uygulanabilirlik ve süre analizi yapalım. 1 iş günü içinde dönüş yapıyoruz.