Bu vaka incelemesi, otomasyon mimarisini, veri akışını ve insan onayı aşamalarını açıklamak üzere kurgulanmış varsayımsal bir işletme modelidir. Süre ve tasarruf rakamları sahada gözlemlenen darboğazlara dayalı açıklayıcı varsayımlardır; gerçek müşteri sonuçları ancak doğrulanmış bilgi sağlandığında ve pilot süreç tamamlandığında yayınlanır.
MaviTakvim — İdari Randevu ve No-Show Önleme
Hedef Profil: Kurgusal Özel Poliklinik & Diş Kliniği
İşlem Eşiği: 6 hekim, 2 banko sekreteri, günde ortalama 90 hasta randevu ve kontrol görüşmesi
Randevu alma, saat erteleme ve hatırlatma aramalarının banko personeli tarafından telefonla yürütülmesi; bankodaki hastalar beklerken telefon trafiğinin kilitlenmesi ve unutulan randevular.
Sekreter gelen hastanın evrak kaydını yaparken santral telefonu çalar. Diğer hattan arayan kişi "Çarşamba saat 14.00 dolu mu?" diye sorar. Sekreter takvime bakarken bankodaki hasta bekler; yoğunluk nedeniyle ertesi günkü hastaların hatırlatma aramaları mesai bitimine kalır.
Sistem hekim müsaitlik slotlarını WhatsApp üzerinden gösterir. Hasta tercih ettiği saati onaylar. Randevu sekreter ekranında taslak olarak açılır. Sekreter onayladığında takvime işlenir ve hastaya konum/hazırlık notu iletilir.
Süreç Adımları & İnsan Onay Akışı Şeması
Simülasyon BileşeniÖnce ve Otomasyonla Süre Karşılaştırması
Müşteri/bayi mesaj metni, ürün katalog kodları, cari hesap kodu ve anlık stok/fiyat listeleri.
WhatsApp Cloud API, Google Calendar / Klinik API, SMS Teyit Köprüsü, Laravel API
- • Dağınık serbest metinden (veya ses kaydından) ürün OEM kodlarını, adetleri ve araç modellerini ayıklar.
- • Yazım hatalarını ve alternatif parça tanımlarını katalog diliyle eşleştirir.
- • Müşteriye iletilecek nazik yanıt metnini ve taslak özeti hazırlar.
- • ERP veri tabanından anlık raf stoğunu ve cariye tanımlı net iskonto oranını kesin olarak çeker.
- • KDV, vade ve teslim koşullarını katı matematiksel kurallarla hesaplar (yapay zekâya fiyat uydurtmaz).
- • Eksik parça veya şasi yoksa işlemi durdurup kural gereği netleştirme ister.
Tıbbi tanı, tedavi önerisi veya reçete soruları kesinlikle engellenir; sistem "Tıbbi konular için lütfen hekimimizle yüz yüze görüşünüz" diyerek konuyu sekretere aktarır.
Parça kodu okunamadığında, şasi numarası eksik olduğunda veya stokta muadil parça seçenekleri bulunduğunda sistem tahmini veri üretmez. İşlemi durdurur ve bayiye eksik bilgiyi soran bir şablon iletir; aynı zamanda satış temsilcisinin ekranına "Eksik Bilgi Bekleniyor" notu düşer.
Kurgusal klinik senaryosudur. 2 kişilik idari banko ekibinin günde randevu organize etme ve teyit arama toplam süresidir; tıbbi muayene süresi dahil değildir.
| Metrik | Eski Süreç | Otomasyon Sonrası | Açıklayıcı Not |
|---|---|---|---|
| Günlük Randevu Yönetimi Emeği | 120 Dakika | 45 Dakika (%62.5 azalma) | |
| Randevu Teyit Alma | Telefonla Tek Tek | Otomatik Teyit | |
| Banko Karşılama İlgi Düzeyi | Bölünen Dikkat | Hastaya Odaklanma |
Pilot uygulama, kurumun tüm süreçlerini riske atmadan yalnızca tek bir talep kanalında (örn. WhatsApp üzerinden gelen teklifler) ve sınırlı bir bayi grubunda (örn. 5 seçilmiş bayi) test edilir. 1-2 haftalık deneme oturumunda sistemin parça kodlarını doğru ayrıştırdığı, ERP stoklarını tam yansıttığı ve personelin onay hızını sağladığı doğrulandıktan sonra tam devreye alma planlanır.
Bu Sistemi İşletmenize Uyarlayalım
MaviTakvim Sağlık senaryosundaki gibi bir operasyonel darboğazınız varsa, 1 saatlik süreç keşif görüşmesinde uygulanabilirlik ve süre analizi yapalım. 1 iş günü içinde dönüş yapıyoruz.